Một số dòng máy in như dòng máy in màu SCX4521F của Samsung còn được thiết kế nút bấm tiết kiệm mực. Qua tính toán, nút bấm tiết kiệm này cho phép tiết kiệm từ 25% đến 40% mực in (so với lúc không sử dụng nút bấm) nhưng vẫn tạo ra những bản in có chất lượng cao. Với tỷ lệ tiết kiệm như vậy, với hộp mực tiêu chuẩn in được 3.000 trang sẽ in thêm được 750 – 1.000 trang.

Chọn máy in
Máy in hiện nay có giá vô cùng, từ 1 triệu đồng cho đến hàng chục triệu đồng. Nguyên tắc đầu tiên là không nên sắm máy quá đắt tiền nếu như chỉ có nhu cầu in ấn bình thường. Nên áp dụng chế độ in qua mạng vì không chỉ tiết kiệm được chi phí sắm máy đầu tiên, mực, chi phí bảo trì mà còn có thể cấp quyền được in hay không được in cho các máy khác trong hệ thống.
Về mặt nguyên tắc, ai cũng có quyền in ấn nhưng để hạn chế việc in ấn tràn lan, chỉ nên cho phép một nhóm người được quyền in. Trong trường hợp muốn in, các máy không được cấp quyền phải nhờ một địa chỉ khác. Chính thao tác này sẽ giúp người sử dụng chỉ dùng máy in trong trường hợp không thể không in.
Chỉ nên in những văn bản quan trọng, còn những thông tin giao dịch bình thường, cần gởi e-mail là đủ. Cần “set” chế độ máy in tùy theo từng công việc yêu cầu để tiết kiệm mực. Nguyên tắc cuối cùng, khi sắm máy in, nên căn cứ vào tính chất công việc, công suất in để có kế hoạch sắm máy vừa đủ. Nên quan tâm tới dòng máy in đa chức năng vì những dòng máy in này vừa tiết kiệm không gian, vừa tiết kiệm tiền vì không phải sắm quá nhiều thiết bị đầu cuối khác.

Bị kẹt giấy
Một trong những nguyên tắc của in ấn là phải sử dụng giấy đúng định lượng và đúng kích thước mà máy đã yêu cầu cho từng khay hoặc cho chính dòng máy đó (nếu máy chỉ có 1 khay duy nhất). Cách an toàn nhất là nên dùng giấy định lượng trên 70 GSM, không được sử dụng giấy bị ẩm, mốc. Chú ý, khi sắp xếp giấy vào khay nên xếp ngay ngắn để tránh việc giấy in bị lệch dẫn đến kẹt giấy. Với những dòng máy có nhiều khay giấy có kích thước giấy khác nhau (nhất là các dòng máy có hai khay giấy kích thước A3 và A4), khi in nên chọn khổ giấy (paper size) cho đúng để có chất lượng bản in tốt nhất bằng thao tác như sau: Start > Settings > Printers and Faxes > máy in, bấm chuột phải > Printing Preferences > vào tab Paper/Quality > Advanced > Paper Size > chọn khổ giấy cần in > OK.
Khi xảy ra hiện tượng kẹt giấy, phải kiểm tra giấy kẹt ở vị trí nào để có hướng giải quyết cho phù hợp. Nếu giấy kẹt phía dưới hộp mực, lấy hộp mực ra khỏi máy (lưu ý, tránh để hộp mực bị trầy xước và hạn chế tối đa việc hộp mực tiếp xúc với ánh sáng), sau đó lấy phần giấy kẹt ra khỏi máy theo hướng cùng chiều với chiều giấy di chuyển khi in. Tờ giấy lấy ra phải còn nguyên vẹn, tránh trường hợp những mẩu giấy vụn còn sót lại trong máy. Nếu giấy kẹt ở những vị trí không thể lấy, nên mang máy đến trung tâm bảo hành. Tuyệt đối không được tự ý tháo máy hoặc dùng dụng cụ bén nhọn để lấy giấy bị kẹt.

Cài driver cho máy in
Mỗi dòng máy in sẽ có những thông số kỹ thuật khác nhau. Có những thông số không thể thay đổi được, nhưng phần lớn là có thể điều chỉnh những thông số liên quan đến hình thức in như in khổ đứng hay in ngang, chế độ phân giải, tốc độ in, khổ giấy, mức độ ưu tiên khay giấy, chế độ in một mặt hay hai mặt,… Việc cài đặt các thông số trên máy in nên thống nhất giữa năng lực của phần cứng và yêu cầu của người sử dụng nhưng không vượt quá cấu hình tối thiểu hoặc tối đa của máy cho phép. Cần chú ý, sau khi điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu in vào từng thời điểm, trước khi bạn in cần kiểm tra lại các thông số trước đó có phù hợp hay không trước khi bấm vào nút “Enter”.
Trong trường hợp máy in bị lỗi driver (không in được hay máy tính không khởi động), có thể gỡ driver cũ trong “cửa sổ” Printer and Fax (dùng hệ điều hành Windows XP) hay Printers (hệ điều hành Windows Vista), sau đó tiến hành cài đặt driver lại theo đĩa đi kèm khi mua máy in hoặc có thể tải driver mới nhất trên trang Web của nhà sản xuất để cài đặt cho máy tính. Khi cài cần chú ý chọn cổng giao tiếp với máy tính cho đúng: COM hay USB.

Hoàng Vy