Khi bạn gặp những tài liệu văn phòng có dung lượng lớn, có lẽ điều mà bạn muốn đó chính là làm thế nào để giảm kích thước tối đa dung lượng của nó, chẳng hạn như nén với WinRAR. Tuy nhiên, không thể có một giải pháp nào tuyệt vời bằng FILEminimizer Office, công cụ cho phép nén tài liệu Office lên đến 98%.

FILEminimizer Office hiện có phiên bản 5.0 mới nhất có khả năng tương thích với tất cả các định dạng của MS Word, Excel và PowerPoint. Bạn có thể tải về phiên bản dùng thử cho phép sử dụng tối đa 12 lần tại trang chủ của hãng tại địa chỉ http://tinyurl.com/pctips2444 , hoặc tải bản full tại địa chỉ http://tinyurl.com/pctips2445 . Phần mềm tương thích các phiên bản Windows từ 95 đến Vista và có thể tích hợp dưới dạng plugin vào các công cụ Outlook, Word, PowerPoint, Excel và Windows Explorer.

Tại giao diện làm việc của FILEminimizer Office, bạn hãy nhấp chuột vào nút Open File để chỉ đường dẫn đến file muốn nén. Bạn có thể thêm nhiều tài liệu cùng lúc, hoặc bạn cũng có thể thêm từng file bằng cách nhấp chuột vào nút Add to List để thêm hoặc Remove from List để loại bớt các tài liệu không muốn nén.

Tiếp theo, bạn chuyển sang trường Optimized Files và nhấp chuột vào nút 3 chấm (…) để chỉ đường dẫn đến nơi sẽ chứa những file đã nén.

Tại trường Compression Settings, các bạn chọn mức nén theo 3 mức cao, vừa và thấp. Điều này có nghĩa file nén sẽ có mức độ nén tối đa hoặc thấp là tùy thuộc vào lựa chọn này của bạn (mặc định để ở dạng Standard). Hoặc bạn cũng có thể tùy chỉnh thiết lập chế độ nén cho chương trình bằng cách đánh dấu chọn trước mục Custom Compression và chọnSettings để thiết lập. Tuy nhiên nếu nén cao thì độ phân giải hình ảnh có trong tài liệu của bạn sẽ giảm nhiều nên bạn cần chú ý.

Xong xuôi, các bạn tiến hành nhấp chuột vào nút Optimize Files để bắt đầu tối ưu cho tài liệu của mình, một bảng thông báo hiện ra, bạn nhấp chọn Yes để đồng ý việc tối ưu. Phải nói là tốc độ nén của chương trình là khá nhanh.

Sau khi chương trình thực hiện hoàn tất công việc, bạn nhấp chuột vào nút View File(s) để xem tài liệu vừa nén, nhấp Email File(s) để gửi tài liệu vừa nén qua e-mail của một ai đó hoặc chọn Delete File(s) nếu muốn xóa file vừa tạo xong.

Nguyễn Quốc Trung (Đà Nẵng)