Khi chèn các bảng biểu, hình ảnh hay các đối tượng khác vào một văn bản Microsoft Word, bạn cần chú thích (caption) để người đọc hiểu được chúng có ý nghĩa thế nào, minh họa cho cái gì?

Microsoft Word 2007 được tích hợp chức năng tạo chú thích cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng.

Sau khi chèn hình ảnh minh họa vào trang Word, bạn nhấn chuột lên hình ảnh muốn thêm chú thích. Lúc đó, chung quanh hình ảnh đó sẽ xuất hiện khung ảnh và các dấu mốc điều chỉnh.

Bạn mở thẻ Reference trên thanh Ribbon của Word, rồi nhấn vào mục Insert Caption(chèn chú thích).

Màn hình Caption xuất hiện.

Ở mục Position, bạn có thể chọn vị trí của chú thích nằm bên trên (Above selected item) hay bên dưới hình ảnh (Below selected item).

Ở mục Label, có sẵn 3 loại: Figure (hình), Equation (câu trích dẫn) và Table (bảng biểu). Các label mặc định này đều bằng tiếng Anh. Bạn có thể tạo label tiếng Việt hay các label khác bằng cách nhấn lên nút New Label… Trên hộp thoại New Label, bạn gõ label mới vào hộpLabel rồi nhấn OK. Các label mới này sẽ được bổ sung vào danh sách Label mặc định để tiện cho bạn dùng lại sau này. Nếu không cần label nào, bạn chỉ việc chọn nó rồi nhấn nút Delete Label để xóa nó khỏi danh sách.

Sau khi đã chọn hay tạo Label, bạn trở lại màn hình Caption và nhập vào hộp Caption nội dung của chú thích. Xong xuôi, bạn nhấn nút OK.

Chú thích sẽ được chèn vào văn bàn như một trường (field). Nhờ vậy, số thứ tự của chú thích sẽ được tự động cập nhật.

Chỉnh lại kích thước trang Word cho chính xác

Khi soạn thảo văn bản, bạn đã trình bày nó cho “ngon mắt”, nhưng cớ sao khi in ra lại thấy bố cục trang văn bản trông lỏng chỏng, xộc xệch, phần lề dư nhiều quá. Một nguyên nhân thường gặp là do máy in phổ biến dùng khổ giấy A4, trong khi mặc định Word lại dùng khổ trang Letter (nhỏ hơn).

Microsoft Word 2007 cho phép bạn chỉnh ngay khổ trang văn bản đang soạn thảo bằng cách mở thẻ Page Layout trên Ribbon của Word. Nhấn mở mục Size và chọn trong danh sách xổ xuống mục A4.

Nếu muốn chọn khổ trang A4 làm mặc định chi Word, bạn nhấn lên mũi tên tí xíu ở góc dưới bên cạnh mục Page Setup. Trên màn hình Page Setup, bạn mở thẻ Paper rồi chọn kích thước trang giấy ở hộp Paper size. Xong bạn nhấn nút Default… Nếu nhấn nút OK thì thiết đặt này chì có hiệu lực với văn bản đang soạn thảo.

Nó sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có thật lòng muốn thay đổi thiết đặt mặc định không. Hãy chọn Yes nhé bạn. Từ rày, hễ bạn mở Word ra soạn thảo, khổ trang sẽ luôn luôn là A4.