Thứ Năm ngày 28 tháng 3 năm 2024

Tech MediaOnline

Dùng công nghệ để truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc

Dùng công nghệ để truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc
April 30
09:42 2016

 

Trong một nghiên cứu mới đây của Microsoft với 5.000 người lao động văn phòng thuộc 13 quốc gia Châu Á, 46% người lao động Việt Nam chia sẻ rằng, họ luôn được khuyến khích để làm việc hiệu quả hơn, hợp tác hơn và sáng tạo hơn, đồng thời, vẫn đảm bảo các quyền lợi của họ trong hệ thống làm việc liên tục thay đổi.

Theo Microsoft, một trong những bước đầu tiên tối ưu nhất để truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc là triển khai các công nghệ mới, nhưng đòi hỏi phải luôn tuân thủ các chính sách được thay đổi thường xuyên. Các tổ chức cần cân nhắc về chính sách nơi làm việc nhằm trang bị tốt hơn và trao quyền cho nhân viên trong “Thế giới làm việc mới” (NWoW) để luôn có được sự hợp lý với thị trường, với nhân sự mà vẫn đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp trong nền kinh tế mới.

Có một điều cần nhấn mạnh là ở đây không phải là sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, mà là tích hợp công việc vào cuộc sống.

Thật vậy, một tổ chức luôn quan tâm tới nhân viên, luôn có những chính sách đãi ngộ tới nhân viên đồng thời hỗ trợ những phong cách làm việc khác biệt cho nhân sự, thường là tổ chức giúp nhân sự tích hợp được công việc vào cuộc sống. Nhờ công nghệ giúp triển khai việc di động và kết nối tức thì, khái niệm tích hợp công việc vào cuộc sống hay ngược lại đã trở nên công thức phổ cập của thời đại mới.

Cuộc nghiên cứu này cho thấy 66% nhân sự muốn ở trong văn phòng để hoàn tất công việc chỉ bởi họ cần truy cập vào các thiết bị và những công cụ này đặt tại văn phòng, 23% nói rằng họ làm như vậy chỉ bởi mong muốn tiếp cận đồng nghiệp và lãnh đạo. Điểm nhấn ở đây là có khoảng trống về vận hành cần thay đổi để các công ty có được năng suất cao hơn nữa. Từ góc nhìn của lãnh đạo, cần đồng thuận để trao quyền cho nhân viên nhiều hơn, giúp họ có thể làm việc từ xa và nâng cao hiệu suất làm việc trong tổ chức.

Microsoft đã khuyến nghị 3 điểm cân nhắc để triển khai chính sách NwoW:

  1. Quản trị theo hiệu quả, không quản trị theo sự hiện diện

microsoft-labor-01

Dù “công việc không phải là điểm đến, mà là việc đang làm”, nhưng tại các quốc gia Châu Á, đặc biệt là trong các phản hồi của nghiên cứu tại Hong Kong, Hàn Quốc, thời gian đối diện với đồng nghiệp và lãnh đạo dường như rất quan trọng và là lý do chính để nhân sự có mặt đúng giờ tại nơi làm việc. Nghiên cứu đã chỉ ra, khái niệm “từ xa” thậm chí gây nguy hiểm cho đánh giá về năng lực nhân viên, vì quan niệm về việc có mặt thụ động, tức là việc hiện diện tại văn phòng, đồng nghĩa với hiệu suất của một người tại nơi làm việc. Mà làm sao có thể khá được khi nhân viên có mặt tại văn phòng chỉ vì sợ sếp chứ không phải thật sự do muốn làm việc. Bởi vậy, quản lý về hiệu quả chứ không quản lý sự hiện diện” là khái niệm mà nhà quản lý cần lấy làm trọng tâm trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay để mang lại những điều tốt nhất cho nhân viên.

Công việc hiện nay đòi hỏi đáp ứng nhanh theo yêu cầu thị trường kèm thực tế di chuyển. Để quản trị đội ngũ phân tán thành công, điều tốt nhất cho các lãnh đạo là quản trị theo các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) của nhóm được chỉ định từ trước. Đây là điểm quan trọng để tập trung đánh giá về năng lực và kết quả. Bằng cách này, nhân viên ý thức được rằng kỳ vọng và năng lực của họ luôn được đánh giá đúng để có thể cống hiến chứ không phải là được đo bằng sự có mặt nghiêm túc tại văn phòng.

Ví dụ tiêu biểu tại Microsoft là nhân viên và khách mời được cung cấp liên kết Skype for Business cho các cuộc họp cả nội bộ hay bên ngoài. Nhờ đó, tất cả các bên có thể cùng tham gia vào các cuộc thảo luận nhanh chóng để đưa ra quyết định và tiết kiệm được thời gian và chi phí di chuyển.

  1. Củng cố hợp tác giữa các nhóm

microsoft-labor-02

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, 51% người phản hồi cảm thấy năng lực hợp tác tức thì cùng các nhóm làm việc sẽ có lợi cho hầu hết các tổ chức. Gợi ý là việc tạo hoặc tu sửa không gian làm việc thích hợp sẽ thúc đẩy hợp tác và sáng tạo đồng thời dỡ bỏ luôn được sự e dè do cách biệt giữa các nhóm phòng ban. Với ý tưởng này, các văn phòng trên toàn cầu của Microsoft đều có nhiều không gian làm việc khác nhau, bao gồm những gian hàng café phong cách, các bàn làm việc đứng hay các cabin điện thoại để tham dự các cuộc họp ảo. Một  khảo sát được tiến hành sau khi sửa văn phòng Microsoft tại Singapore vào năm 2012 cho thấy 49% nhân viên cộng tác nhiều hơn với các đồng nghiệp và 77% thấy rõ sự cải thiện trong môi trường làm việc.

Một điển hình khác về việc ứng dụng công nghệ mới trong “Thế giới làm việc mới” là AIA. Tập đoàn hàng đầu về bảo hiểm tại châu Á này mới đây đã giới thiệu dịch vụ Office 365 của Microsoft đến hơn 20.000 người sử dụng trên toàn khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Bằng cách tận dụng công cụ đám mây, AIA đã vượt qua rào cản về ngôn ngữ cho nhân viên. Nhân viên AIA bây giờ có thể tự do trao đổi ý tưởng và cộng tác trong thời gian thực. Cụ thể, lãnh đạo tại Singapore có thể nói tiếng Hoa và sử dụng Yammer để kết nối với các đồng nghiệp của ông nói tiếng Malay ở Malaysia hay tiếng Việt tại Việt Nam.

  1. Dân chủ hóa tiếp cận công nghệ

microsoft-labor-office-365-02

Đa số người được hỏi trong nghiên cứu nói rằng, họ cần phải ở văn phòng để truy cập vào thiết bị và công cụ chỉ có sẵn tại nơi làm việc. Và phản hồi từ 53% người giữ vị trí quản lý trong các tổ chức cũng thể hiện rằng họ được trang bị tốt hơn để làm việc cùng các đối tác trong và ngoài công ty, so với 40,7% số người được hỏi không nắm vị trí quản lý.

Trong thế giới của điện thoại di động và điện toán đám mây phổ biến hiện nay, triển khai cho nhân viên làm việc linh hoạt và từ xa là yếu tố cơ bản để doanh nghiệp thành công. Song song đó, còn phải luôn bảo đảm dữ liệu của công ty được bảo vệ an toàn. Microsoft khẳng định Office 365 giúp giải quyết bài toán này. Ngoài cung cấp dịch vụ bảo mật cấp độ doanh nghiệp, Office 365 cũng cung cấp cho quản trị viên và người sử dụng quyền điều khiển nhằm hỗ trợ đáp ứng các yêu cầu cần tuân thủ của doanh nghiệp.

Điều quan trọng là trao quyền cho nhân viên theo phương thức để họ góp phần tăng năng suất cho doanh nghiệp mà không bị giới hạn trong quản lý năng lực nhân viên. Sẽ còn những yếu tố về niềm tin cần được xây dựng; cho các lãnh đạo trao quyền và tin tưởng nhân viên với mục tiêu công việc xác định và cho nhân viên củng cố niềm tin với lãnh đạo. Sự chuyển hướng tới “Thế giới làm việc mới” cần phải xuất phát từ cân nhắc về quan niệm không gian làm việc và thực hành công nghệ trong nền kinh tế kỹ thuật số để thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp.

MEDIA ONLINE

(Theo thông tin do Microsoft Việt Nam cung cấp)

 

TOPS IN THE WORLD

THAM KHẢO REVIEW

Cập nhật Đại Dịch COVID-19 Thế giới